Miten asiantuntijayritys säilyttää näkyvyyden ja hallinnan kasvaessaan?

Asiantuntijayritys säilyttää kasvussa näkyvyyden liiketoimintaansa, kun myynnin, projektien, resurssien ja talouden tietoja tarkastellaan yhdessä. Johdon on tärkeää nähdä nykyisen tilauskannan lisäksi, mitä myynnissä olevat mahdollisuudet voivat tarkoittaa tulevalle työkuormalle ja laskutukselle.

Kasvu tuo uusia asiakkaita, projekteja ja ihmisiä. Samalla päätöksiin tarvittavaa tietoa syntyy yhä useammassa paikassa. Jos toimintatavat eivät kehity mukana, yrityksen kokonaiskuva voi alkaa hajota juuri silloin, kun ennakoinnin tarve kasvaa.

Miksi kokonaiskuva alkaa hajota kasvun myötä?

Pienessä yrityksessä tieto kulkee usein suoraan ihmiseltä toiselle. Myynnin tilanteesta puhutaan yhteisessä palaverissa, ja tulevat projektit ovat avainhenkilöiden tiedossa. Kasvun myötä vastuut jakautuvat useammalle tiimille.

Markkinointi näkee kiinnostuksen ja liidit. Myynti seuraa tarjouksia ja mahdollisia kauppoja. Projektipäälliköt katsovat töitä ja resursseja. Talous seuraa laskutusta ja kannattavuutta. Kukin näkymä voi olla oikea, mutta yksinään se kertoo vain osan tilanteesta.

Severassa voidaan hallita myös myyntiä. Ratkaisevaa ei siis ole, missä yksittäinen tieto kirjataan, vaan miten yritys käyttää sitä yhdessä muun asiakas- ja projektitiedon kanssa.

Mitä johto tarvitsee päätösten tueksi?

Jos tieto jää eri järjestelmiin, taulukoihin tai ihmisten muistiin, keskeisiin kysymyksiin on vaikea vastata ajoissa:

• Riittääkö kapasiteetti, jos myynnissä olevat hankkeet toteutuvat?
• Milloin mahdolliset kaupat voivat muuttua projekteiksi ja laskutukseksi?
• Mistä palveluista ja asiakkuuksista tuleva kasvu syntyy?
• Mitkä asiakkaat ja projektit ovat myös kannattavia?

Ongelma ei yleensä ole tiedon puute. Tietoa voi olla paljonkin, mutta siitä ei muodostu yhteistä, riittävän ajantasaista näkymää. Silloin resurssitarve saatetaan huomata vasta projektin alkaessa tai laskutuksen hiljeneminen vasta jälkikäteen. Johto joutuu reagoimaan tilanteeseen, jota olisi voinut ennakoida.

Mitä yhteinen näkymä mahdollistaa?

Kun myynnin mahdollisuuksia tarkastellaan suhteessa projekteihin, resursseihin ja talouteen, yritys pystyy valmistautumaan tulevaan paremmin. Tieto auttaa suunnittelemaan kapasiteettia, kohdistamaan myyntiä ja markkinointia sekä tunnistamaan muutoksia ennen kuin ne näkyvät toteutuneissa luvuissa.

Yhteinen kokonaiskuva ei edellytä, että kaikki käyttävät samaa raporttia. Myyjä, projektipäällikkö ja toimitusjohtaja tarvitsevat eri näkymät työhönsä. Tärkeää on, että päätökset perustuvat yhteisesti määriteltyyn ja ajan tasalla pidettyyn tietoon.

Toimintamalli ratkaisee, kulkeeko tieto mukana

Järjestelmät tukevat kasvua vasta, kun yrityksessä on sovittu, miten tieto kulkee asiakkuuden eri vaiheissa. Milloin mahdollinen projekti otetaan mukaan resursoinnin suunnitteluun? Mitä tietoja tarvitaan, kun kauppa etenee toteutukseen? Kuka vastaa siitä, että myynnin arvio pysyy ajan tasalla?

Kun vastuut ja tiedon kulku on määritelty, tieto ei jää yhden ihmisen muistin, sähköpostien tai erillisten taulukoiden varaan. Samalla päällekkäinen kirjaaminen ja tietojen korjaaminen vähenevät.

Miten HubSpot ja Severa voivat tukea kokonaisuutta?

HubSpot tarjoaa työkaluja markkinointiin, myyntiin ja asiakkuuksien kehittämiseen. Severa tukee asiantuntijayrityksen myyntiä, projekteja, resursointia, työajanseurantaa ja talouden seurantaa. Yrityksen tarpeen mukaan järjestelmiä voidaan käyttää yhdessä niin, että asiakas- ja projektitietoa hyödynnetään asiakkuuden eri vaiheissa. Lue lisää Askeleen HubSpot–Severa-integraatiosta.

Esimerkiksi tieto tulevasta työstä voi auttaa valmistautumaan projektin käynnistämiseen, ja projektien toteutunut tieto voi tukea asiakkuuden kehittämistä. Integraation tehtävä on palvella sovittua toimintamallia: vähentää käsityötä ja auttaa eri rooleja käyttämään tarvitsemiaan tietoja oikeaan aikaan.

 Haluatko nähdä, miten myynnin mahdollisuuksista saadaan parempi näkyvyys tuleviin projekteihin, resursointiin ja laskutukseen? Askeleen ja Severan maksuttomassa webinaarissa näytämme, mitä liiketoimintahyötyjä HubSpotin ja Severan yhteiskäytöllä voidaan saavuttaa. 

Tule mukaan Askeleen ja Severan maksuttomaan webinaariin keskiviikkona 30.9. klo 9–10.

Ilmoittaudu webinaariin