Projektens lönsamhet är inte känd eller blir känd först när projektet är avslutat, och planerarna har ingen aning om timbudgetarna för projektfaserna. Projektkontrakt saknas. Försäljningsfakturor sammanställs och kontrolleras manuellt och projektrapporter sammanställs manuellt i Excel.
De situationer som beskrivs ovan är tyvärr fortfarande typiska i arkitektföretagens vardag. Arkitektbyråer är unika oaser av kreativitet och design, men tyvärr kämpar många fortfarande med föråldrad ERP-praxis. Den här beskrivningen är inte ovanlig, men lyckligtvis visar branschen redan tecken på positiv förändring. Uppmärksamheten riktas mot mer effektiva och professionella metoder, och det finns framgångsrika byråer som visar vägen.
Varför släpar ledningen för arkitekter efter andra sektorer?
Ur en konsults perspektiv utmanas branschens ERP av till synes förvirrande praxis. Framför allt är det managementmodeller som ärvts inom företaget som utsätter dem för risker när det gäller projektframgång och lönsamhet. På många kontor påbörjas arbetet ofta utan kontrakt och projekten kan ta veckor att slutföra innan det finns någon säkerhet om att arbetet någonsin kommer att faktureras. Denna typ av tillvägagångssätt förekommer sällan i andra branscher.
Det är förvånande att stöta på situationer där hundratals eller tusentals timmars arbete rapporteras först efter att projektet är avslutat eller månader senare. Detta är inte hållbart ur ett affärsperspektiv.
Så vad skiljer välpresterande byråer från företag som kämpar med lönsamheten? Enligt min egen erfarenhet ligger fokus på professionalism i företagsledningen och grunderna i den dagliga verksamheten. Här är några iakttagelser:
-
-
- Som regel påbörjas aldrig ett arbete utan ett (skriftligt) avtal
- I kontrakt (och anbud) anges tydligt priset för eventuella tilläggs-/ändringsarbeten och när dessa träder i kraft.
- Daglig registrering av arbetstid är rutin
- Som ett resultat av detta övervakas projektstatus och budgetar varje vecka
- Ledningen övervakar systematiskt order- och anbudsboken, personalens faktureringsgrad och projektets lönsamhet.
-
I allmänhet kan man dra slutsatsen att ledningen för företaget systematiskt försöker förbättra saker i en riktning som vi alla vet är den rätta för att driva verksamheten.
Konkurrensen ökar och professionalism värdesätts
Jag är övertygad om att man i framtiden, när man väljer leverantör, kommer att lägga större vikt vid förmågan att hantera och rapportera om projektet på ett professionellt sätt. Leverantören måste vara seriös, kunna bevisa kvaliteten på projekt- och ekonomihanteringen och överhuvudtaget kunna arbeta på ett pålitligt och smidigt sätt.
En tydlig utmaning i branschen har varit traditionen att byråpartners ansvarar för kontrakt, projektbudgetar och den dagliga projektledningen. I takt med att standarderna höjs och företagen växer är detta inte längre tillräckligt. Därför läggs ansvaret nu över på ”praktiska projektledare” eller projektarkitekter. Det kan tyckas vara en mental utmaning, men det är fullt möjligt – om det sköts på rätt sätt.
Kompetens har också hämtats in utifrån, med byråer som rekryterar VD:ar, utvecklings- och ekonomichefer från andra sektorer. Projektledningskompetens fördjupas också genom utbildning, och till och med veckovisa säljmöten har dykt upp i byråernas kalendrar! Företagens konkurrenskraft förbättras snabbt och detta är också något att sträva efter i ditt företag.
Hur är det med projekt- och timprogramvaran som företagen använder?
Vi känner alla till namnen Severa, Valueframe och Taimer. De används flitigt i branschen och har funnits på marknaden i flera år – och jag är säker på att leverantörerna har presenterat dem för dig. Askeles ideologi är att det system som används inte är den viktigaste utgångspunkten, utan hur företagets strategi och affärsmodeller återspeglas i användningen av programvaran.
Under de senaste åren har vi haft möjlighet att genomföra storskaliga implementeringar och utvecklingsprojekt med kända företag – bland annat Arco, Sarc, Sigge, L Architects, ALA och Lukkaroinen – och vi har funnit att Severa för närvarande är det system som passar bäst för arkitektbyråer. Severa uppfyller bäst branschens behov när det gäller ledningsrapportering, automatisering och framför allt slutanvändarnas användbarhet. Du får inga bra rapporter om inte timanställda och projektledare använder programvaran tillräckligt mycket och tillräckligt ofta.
Hur syns ett korrekt använt ERP-system i vardagen?
Det första som företagsledare nämner är att den dagliga verksamheten fungerar smidigare och att de har en tillförlitlig och heltäckande bild av företagets situation. Genom att hantera sina projekt på ett professionellt sätt har de en god överblick över den nuvarande och framtida arbetssituationen. Projektmarginalerna övervakas regelbundet och informationen om resultaten kan användas för att beräkna offerter för framtida arbete. Övervakning av faktureringsgraden för olika personalroller hjälper också till att förstå arbetssituationen.
För projektledare är ERP-system i bästa fall bästa vän. De ger dig en realtidsvy av projektets framsteg, hur snabbt uppgifterna slutförs och hur budgeten används. Detta hjälper inte bara till att leverera kvalitetsarbete till kunden, utan underlättar också kommunikationen med teamet och kunden.
Jag hör ibland att ”designers blir stressade om de får gränser för hur mycket arbete de kan utföra”. Jag tror inte att det är så. Moderna yrkesverksamma värdesätter informationsdelning och vill förstå om ett projekt handlar om att uppfinna en ny cykel eller om målet är att effektivt producera grundläggande design. Timmar som läggs på uppgifter bör också vara transparenta när det gäller de debiterade timmarna.
Och den viktigaste och mest synliga fördelen med bra programvara: människor använder den. Dagligen eller åtminstone varje vecka. En viktig faktor bakom systemsutnyttjandet är förståelsen för vad som påverkas av till exempel timregistrering. Om människor inte förstår helheten kan registreringen uppfattas som meningslös. Tillräcklig och regelbunden användarutbildning kan inte heller underskattas, eftersom moderna system ständigt utvecklas!
Steg för steg mot ökad professionalism
Följande checklista hjälper dig att ta reda på hur det står till med ditt företags ERP:
- Se till att ni som ledningsgrupp har tillförlitlig information i realtid om projektets lönsamhet, personalens faktureringsgrad (kundernas arbetsbelastning) och affärsprognoser (försäljning, fakturering, resurssättning).
- Diskutera också nivån på den veckovisa projektövervakningen – bör arkitekterna få ett större ansvar?
- Se till att timrapporteringen sker dagligen, åtminstone varje vecka – hur ska projekten annars kunna rapporteras till kunderna på ett tillförlitligt sätt?
- Se till att konstruktörerna vet hur mycket konstruktionstid som finns tillgänglig för projektuppgifter.
- Diskutera med den person som ansvarar för administrationen om arbetet löper smidigt. Moderna system är enkla att använda och skapar framför allt extra tid för att producera t.ex. projekt- och ledningsrapportering.
- Se till att verksamheten så långt som möjligt är oberoende av den person som ansvarar för den, så att risken för byte av projektledare, ekonomichef eller revisor minimeras.
Bloggare: Matti Tiilikainen
Bloggaren är grundare och VD för Askele Oy. Bland Mattis kunder finns Arco Architects, Sigge, L Architects, dSign Vertti Kivi, Studio Puisto och många andra välkända byråer.
Branschspecifik bästa praxis för Severa
Askele är Vismas betrodda partner för att öka kundernas användning av Severa. Vi är ett konsultföretag och har nio års erfarenhet av att hjälpa kunder att sälja mer, hantera projekt bättre och automatisera dagliga processer. Vår specialitet är branschspecifika lösningar för utveckling av försäljning, projektledning, arbetstidsuppföljning och ekonomisk förvaltning.
Boka ett 30-minuters sparringmöte och hör hur Severa kan effektivisera er projektledning från dag ett av implementeringen.