Många undrar varför organisationer mäter arbetstid och registrerar arbetade timmar. Man kan också tänka sig att arbetsgivaren vill övervaka vad och hur den anställde tillbringar sin dagliga arbetstid. På vissa arbetsplatser kan det till och med vara tal om en ”spaningskultur”. Har vi inte alla händerna fulla utan att behöva registrera dem i något besvärligt system? Särskilt de som har en fast månadslön undrar vad det spelar för roll, så länge arbetet blir gjort och våra kryssrutor är ifyllda.
Men i organisationer där arbetet utförs på projektbasis är betydelsen av tidrapporter verkligen viktig. I dagens organisationer talar vi om produktivitet, effektiv tidsanvändning och planering. I många organisationer idag ligger tidrapporterna till grund för utbetalning av löner samt för fakturering. Det handlar alltså inte om stalking eller vem som gör mest jobb. Tvärtom. En välplanerad dag, med rätt tidrapporter, gör det lättare för medarbetarna att organisera sitt dagliga arbete. Det gör det också lättare att identifiera vilka uppgifter som tar mer tid och vilka uppgifter som slutförs snabbt.
Denna information hjälper medarbetaren och ledningen att förbättra sig själva, sin verksamhet, identifiera produktivt arbete och potentiella fallgropar. I bästa fall visar timredovisningen att den anställde behövs, gör ett värdefullt arbete för företaget och är värd sin lön. I dagens osäkra miljö kan denna information också öka en medarbetares känsla av trygghet och engagemang för företaget, eftersom de känner att det finns tillräckligt med arbete för dem nu och i framtiden.
Leder du genom att föregå med gott exempel?
Om din organisation kräver att du registrerar arbetade timmar är det åtminstone rättvist att alla gör det på samma sätt, inklusive företagets ledning och ägare. När de loggade timmarna mäts och följs upp på rätt sätt ger de värdefull information till företagsledningen. Den visar företagets och den anställdes faktureringsgrad, värdet i euro av de arbetade timmarna och de interna timmarna (möten, utbildning osv.).
Om och när timmar faktureras till en kund är det mycket viktigt att timmarna registreras när de utförs. Timmarna registreras minst en gång per dag eller till och med flera gånger per dag. Jag tror inte att särskilt många människor kommer ihåg vilka enskilda uppgifter de utförde föregående vecka, särskilt inte om de arbetar för flera olika kunder under en vecka.
Låt inte resultatet bli bortkastad – satsa på projektledningen
Låt oss ta ett enkelt exempel med en designbyrå där timpriset för företaget är 1000 kronor. Om fem designers glömmer att boka en timme eller två halvtimmar fakturerbart arbete för ett projekt per vecka, kan vi enkelt beräkna effekten på företagets fakturering och därmed på dess marginal. Det handlar om cirka 20 000 kronor per månad, 240 000 kronor per år. Det är oftast vid denna punkt som medarbetare och företagsledning börjar intressera sig för vikten av timbaserad fakturering.
Utveckla företagskultur och leda personalen på ett systematiskt och långsiktigt sätt
Det är viktigt och önskvärt att registreringen av timmar inte blir ett värde i sig eller en daglig börda för den anställde. Organisationens policy bör vara utformad så att det är tydligt och enkelt för alla att registrera timmar.
Rätt system kommer att stödja och underlätta detta. I många fall kan timmar registreras direkt från kalenderposter eller projektuppgifter, och vissa registrerar timmar av kundarbete direkt till projektet osv. Genom att noggrant registrera timmar och uppgifter för projekt är det möjligt att se hur framgångsrika projekten har varit. Har projekttimmarna överskridits? Har en viss uppgift tagit mer tid än planerat? Har vi kanske slutfört projektet snabbare än planerat? På så sätt lär du dig om projektledning och planering på samma gång. Du lär dig att prissätta projekt och uppgifter korrekt och vet hur mycket av din personals resurser som behövs. En noggrann uppföljning kan hjälpa dig att uppnå de uppsatta målen och den önskade projekttäckningen.
Timrapporter är definitivt inte bortkastade. Det är grunden för ett framgångsrikt företag, en garanti för tillväxt och ett verktyg för de anställda att lära sig och utveckla sig själva.
Timrapporter är definitivt inte bortkastade. Det är grunden för ett framgångsrikt företag, en garanti för tillväxt och ett verktyg för de anställda att lära sig och utveckla sig själva.
Bloggare: Theodor Ödlund
Theodor är en erfaren B2B-försäljare med mer än tio års erfarenhet. Han har en dokumenterad erfarenhet av att arbeta med kunder inom arkitekt- och reklambranschen och leverera lösningar som tar itu med deras specifika affärsutmaningar. Theodors innovativa och passionerade tillvägagångssätt har resulterat i många framgångshistorier för hans kunder.
Titta på videon för att se vad reklambyrån Avidly har att säga om Severa och samarbetet med Askele:
Branschspecifik bästa praxis för Severa
Askele är Vismas betrodda partner för att öka kundernas användning av Severa. Vi är ett konsultföretag och har nio års erfarenhet av att hjälpa kunder att sälja mer, hantera projekt bättre och automatisera dagliga processer. Vår specialitet är branschspecifika lösningar för utveckling av försäljning, projektledning, arbetstidsuppföljning och ekonomisk förvaltning.
Boka ett 30-minuters sparringmöte och hör hur Severa kan effektivisera er projektledning från dag ett av implementeringen.