Projektien kannattavuuksia ei tiedetä. Suunnittelijoilla ei ole tiedossa projektitehtävien tuntibudjetteja. Projektisopimukset puuttuvat. Tuntikirjaukset tehdään exceleihin ja niistä kootaan käsityönä sekä myyntilaskut että asiakaskohtaiset raportit.
Yllä kuvatut tilanteet ovat valitettavan tyypillisiä liiketoiminnan ongelmia luovilla aloilla. Puutteet projektihallinnassa ja talousjohtamisessa näkyvät myös arkkitehtitoimialan kannattavuuslukuja tutkailtaessa.
Konsultin silmin toimialan toiminnanohjauksen haasteelliseksi tekee sekavilta vaikuttavat toimintatavat. Projektityöt alkavat liian usein ilman sopimuksia ja projektille saatetaan tehdä paljon töitä, ennen kuin on varmuutta voidaanko tehtyä työtä koskaan laskuttaa.
Mikä sitten erottaa hyvää tulosta tekevät toimistot yrityksistä, jotka kamppailevat kannattavuutensa kanssa? Oman kokemukseni perusteella keskiössä on liiketoiminnan johtamisen ammattimaisuus.
Kuinka kääntää haasteet kilpailueduksi?
Kilpailu suunnittelu- ja rakennusalalla asettaa kasvavia haasteita yritysten johtamiselle, varsinkin projekti- ja taloushallinnassa. Tiukat sopimukset, raportointivaatimukset ja hintakilpailu ovatkin kannustaneet yrityksiä johtamaan liiketoimintaa ja projekteja entistä ammattimaisemmin.
Arkkitehtitoimialan yritykset ovat viime vuosina rekrytoineet esimerkiksi toimitus- ja talousjohtajia muilta toimialoilta. Myös projektijohtamisen osaamista syvennetään erilaisilla koulutuksilla, ja onpa alan kärkinimien kalentereihin ilmestynyt jopa viikottaisia myyntipalavereitakin!
Samalla kun hyvin johdetut toimistot mm. budjetoivat talouttaan ja pitävät viikoittaisia resursointipalavereita, vannoo perinteinen koulukunta edelleen luovuuden, vapauden, intohimon ja kevyen excel-seurannan nimeen.
Nyt onkin mielestäni otollinen aika panostaa ammattimaisuuteen ja tuoda liiketoiminnan johtamiseen toimintatapoja sekä järjestelmiä, jotka ovat olleet käytössä muilla toimialoilla jo vuosikausia.
Sujuvasti liidistä projektiksi, laskutukseen ja talousraporteille
Mitä lisäarvoa yritykset kokevat saavansa prosessien kehittämisellä ja modernien järjestelmien implementoinnilla?
Ensimmäisenä yritysjohtajat mainitsevat arjen sujuvuuden. Ammattimaisesti projektejaan johtavilla toimistoilla on hyvä kokonaiskuva tämän hetkisestä sekä tulevasta työtilanteesta. Projektikatetta seurataan säännöllisesti ja siten saadaan tietoa tulevien töiden tarjouslaskentaan. Mikä tärkeintä, johtaminen perustuu faktatietoon, ei mutu-tuntumaan.
Hyvin johdetuissa projekteissa suunnittelijoilla on töiden aloituksesta lähtien selkeä kuva paljonko kuhunkin projektiin ja suunnitteluvaiheeseen on käytettävissä aikaa. Tämä luonnollisesti vaikuttaa suoraan projektin onnistumiseen, aikatauluun ja kannattavuuteen. Myös resurssivaihteluun osataan varautua hyvissä ajoin.
Henkilöstön laskutusasteen seuranta on tärkeää. Johdonmukainen ja luotettava raportointi auttaa kehittämään työnohjausta ja paljastaa ongelmakohtia.
Hallinnon työ tehostuu merkittävästi, kun oikein hyödynnettyjen järjestelmien automatiikka valjastetaan työn tueksi. Laskutus, palkanlaskenta ja johdon raportointi kevenee, jolloin aikaa vapautuu laskutettavaan työhön. Tilitoimistokumppani kannattaa valita niin, että yhteistyö hoituu reaaliaikaisilla, yhteiskäyttöisillä järjestelmillä.
Askel kerrallaan kohti ammattimaisuutta
Seuraava check-lista auttaa kartoittamaan oman yrityksenne toiminnanohjauksen tilaa:
- Varmistakaa johtoryhmässä, että teillä on reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa projektikatteista, henkilöstön laskutusasteesta sekä liiketoiminnan ennusteista (myynti, laskutus, resursointi).
- Käykää vähintään kahden viikon välein läpi päättyneiden projektien toteumat, aktiivisten projektien tilanne sekä henkilöstön resursointi.
- Varmistakaa, että suunnittelijat tietävät kuinka paljon projektitehtäville on käytettävissä suunnitteluaikaa.
- Keskustelkaa hallinnosta vastaavan henkilön kanssa, onko työ sujuvaa. Modernit tunti- ja laskutusohjelmat ovat edullisia ja helppokäyttöisiä.
- Huolehtikaa, että toimintanne osa-alueet ovat mahdollisimman henkilöstä riippumattomia, jolloin minimoidaan toiminnan riskit projektipäälliköiden, talouspäällikön tai tilitoimiston vaihtuessa.
Kirjoittaja: Matti Tiilikainen
Kirjoittaja on Askele Oy:n perustaja, osakas sekä konsultti. Matilla on 15 vuoden rautainen kokemus Visma Severasta sekä asiantuntijayritysten toiminnanohjauksesta ja kannattavan liiketoiminnan kehittämisestä.