Monet pohtivat, miksi organisaatiossa seurataan työaikaa ja kirjataan tehtyjä työtunteja. Voidaan myös ajatella, että työnantaja haluaa tarkkailla mihin ja miten työntekijä käyttää päivittäisen työaikansa. Jossain työyhteisössä saatetaan jopa puhua “kyttäyskulttuurista”. Eikö meillä kaikilla ole kädet täynnä töitä ilman, että niitä pitää vielä kirjata ylös johonkin kankeaan järjestelmään? Varsinkin kiinteällä kuukausipalkalla olevat pohtivat mitä sillä on väliä, kunhan työt tulee tehtyä ja hoidetaan omat ruutumme.
Organisaatioissa, joissa tehdään projektiluonteista työtä, tuntikirjausten merkitys on kuitenkin todella tärkeää. Nykyaikaisissa organisaatioissa puhutaan työn tuottavuudesta, oman ajan tehokkaasta käytöstä ja suunnitelmallisuudesta. Tuntikirjaukset ovat nykyään monessa organisaatiossa palkanmaksun sekä myös laskutuksen peruste. Kyse ei ole siis kyttäämisestä tai siitä kuka tekee eniten töitä. Päinvastoin. Tarkasti suunniteltu päivä, oikeineen tuntikirjauksineen, helpottaa työntekijää rytmittämään päivittäiset työt. Se helpottaa myös tunnistamaan millaisiin työtehtäviin kuluu enemmän aikaa ja mitkä työtehtävät hoituvat nopeasti.
Saatavan tiedon pohjalta työntekijä sekä yrityksen johto pystyvät kehittämään itseään, omaa liiketoimintaansa, tunnistamaan tuottavan työn sekä mahdolliset pullonkaulat ja karikot. Parhaassa tapauksessa tuntikirjausten perusteella nähdään, että kyseistä työntekijää tarvitaan, hän tekee arvokasta työtä yritykselle ja on palkkansa arvoinen. Nykypäivän epävarmassa tilanteessa tieto voi lisätä myös työntekijän turvallisuuden tunnetta ja sitoutumista yritykseen, kun hän kokee, että töitä on riittävästi nyt ja tulevaisuudessa.
Johdatko yritystä edestä, omalla esimerkillä?
Jos organisaatiossa edellytetään kirjaamaan tehtyjä työtunteja, on vähintäänkin reilua, että niitä tekevät kaikki tasapuolisesti, myös yrityksen johto ja omistajat. Kun tuntikirjauksia mitataan ja seurataan oikein, antaa se arvokasta tietoa yrityksen johdolle. Se kertoo yrityksen ja työntekijän laskutusasteen, tehtyjen tuntien euromääräisen arvon sekä sisäiset tunnit (palaverit, koulutukset yms).
Jos ja kun työtunnit laskutetaan asiakkaalta, on erittäin tärkeää, että tunteja kirjataan sitä mukaan kun niitä tehdään. Tunteja kirjataan vähintään päivittäin tai jopa useamman kerran päivässä. En usko, että kovin moni muistaa mitä yksittäisiä tehtäviä teki edellisellä viikolla, varsinkin jos töitä tehdään useammalle eri asiakkaalle viikossa. Minä en ainakaan muista.
Älä anna tuloksen valua viemäriin
Otetaan yksinkertainen esimerkki suunnittelutoimistosta, jossa yrityksen tuntilaskutushinta on 100 €. Jos viisi suunnittelijaa unohtaa kirjata projektille laskutettavaa työtä yhden työtunnin tai kaksi puolituntista viikossa, voimme helposti laskea miten se vaikuttaa yrityksen laskutukseen ja sitä kautta katteeseen. Se tekee noin 2 000 € kuukaudessa, 24 000 € vuodessa. Yleensä tässä vaiheessa työntekijät sekä yrityksen johto alkavat kiinnostumaan tuntikirjausten merkityksestä.
Kehitä yrityskulttuuria systemaattisesti ja pitkäjänteisesti
On tärkeää ja toivottavaa, että tuntikirjausten tekeminen ei muodostu itseisarvoksi tai ettei siitä muodostu työntekijälle päivittäinen taakka. Organisaation toimintamallit on syytä luoda niin, että tuntikirjausten tekeminen on kaikille selvää ja helppoa.
Oikeanlaiset järjestelmät tukevat ja helpottavat tässä. Monesti suoraan kalenterimerkinnöistä tai projektitehtävistä voidaan tehdä tuntikirjauksia ja jotkut kellottavat asiakastyön tunteja suoraan projektille jne. Kun projekteille kirjataan tarkasti työtunnit ja työtehtävät, voidaan tarkastella miten projekteissa on onnistuttu. Onko projektin tunnit ylittyneet? Onko tietty työvaihe vienyt enemmän aikaa kuin oltiin suunniteltu? Ollaanko kenties suoriuduttu nopeammin kuin ajateltiin? Tällä tavoin opitaan samalla projektin johtamista ja suunnittelua. Opitaan hinnoittelemaan projektit ja työtehtävät oikein sekä tiedetään minkä verran työntekijöiden resursseja tarvitaan. Tarkalla seurannalla voidaan saavuttaa asetetut tavoitteet ja haluttu projektikate.
Tuntikirjaukset eivät ole todellakaan nipottamista. Se on menestyvän yrityksen liiketoiminnan perusta, kasvun tae sekä työntekijälle itselleen oppimisen ja kehittymisen apuväline.
Kirjoittaja: Arttu Rossi
Kirjoittaja on Askele Oy:n osakas ja konsultti, jolla on 20 vuoden rautainen kokemus yritysmaailman kouluttamisesta. Arttu on myös miesten superpesisjoukkue Kiteen Pallo -90 fysiikkavalmentaja.